Gute Einsatzplanung im Handwerk heisst: Jede Person weiss am Vorabend, wo sie morgen arbeitet, mit wem, mit welchem Material und bis wann. Dafür brauchst du vor jeder Zuweisung ein paar feste Angaben zum Auftrag, einen Überblick über Verfügbarkeiten und Können deiner Leute und einen klaren Ablauf für kurzfristige Änderungen. Am einfachsten geht das digital: ein Plan für alle, auf dem Handy, immer aktuell. Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du das in einem kleinen oder mittleren Betrieb in der Schweiz umsetzt.
Kurz gesagt
- Plane erst, wenn Adresse, Umfang, Termin, Zugang und Material eines Auftrags geklärt sind.
- Trenne Grobplanung (Wochen und Monate) von Feinplanung (morgen und übermorgen).
- Leg fest, wer bei einem Ausfall entscheidet und wie das Team davon erfährt.
- Plane innerhalb des Arbeitsgesetzes: Höchstarbeitszeit, Tageshöchstdauer und Wegzeit gehören in den Plan.
- Digitalisiere in kleinen Schritten: erst ein Team, dann der ganze Betrieb.
Inhaltsverzeichnis
- Was Einsatzplanung im Handwerk leisten muss
- Diese Angaben brauchst du vor jeder Zuweisung
- Leute, Können, Material und Fahrzeit zusammenbringen
- Grobplanung und Feinplanung trennen
- Kurzfristige Einsatzplanung: wenn morgens alles anders ist
- Arbeitsgesetz: darauf achtest du beim Planen in der Schweiz
- Einsatzplanung digitalisieren in sechs Schritten
- Was eine digitale Einsatzplanung können sollte
- Unsere Sicht
- HandymanPlan: Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rapport in einer App
- Häufige Fragen
- Quellen
- Hol dir deine Zeit zurück
Was Einsatzplanung im Handwerk leisten muss
Im Handwerk planst du nicht Schichten, sondern Baustellen. Das ist der grosse Unterschied zur klassischen Dienstplanung. Jeder Einsatz hat einen Ort, eine Kundin oder einen Kunden, eine Aufgabe und eine Dauer, die sich oft erst vor Ort genau zeigt.
Eine gute Planung beantwortet für jeden Tag vier Fragen:
- Wer arbeitet wo?
- Was ist dort genau zu tun?
- Womit: Welches Material, welches Werkzeug, welches Fahrzeug?
- Wie lange: Wann ist der Einsatz fertig, und was kommt danach?
Wenn eine dieser Fragen offen bleibt, kostet das Zeit. Der Monteur steht vor verschlossener Tür. Die Malerin hat die falsche Farbe im Bus. Der Vorarbeiter telefoniert eine halbe Stunde, bis klar ist, wer nachmittags auf die andere Baustelle fährt. Deine Zeit ist Geld. Eine saubere Planung holt sie dir zurück.
Diese Angaben brauchst du vor jeder Zuweisung
Bevor du einen Auftrag einer Person oder einem Team zuweist, sollten diese Punkte stehen. Mach daraus eine feste Checkliste für dein Büro.
- Kunde und Kontakt: Name, Telefonnummer, Ansprechperson vor Ort.
- Adresse und Zugang: Strasse, Stockwerk, Schlüssel, Parkplatz, Zufahrt für den Bus.
- Auftragsumfang: Was genau ist bestellt? Am besten mit Bezug zur Offerte.
- Termin und Zeitfenster: Fixtermin oder flexibel? Gibt es Ruhezeiten im Haus?
- Geschätzte Dauer: in Stunden oder Tagen, mit kleinem Puffer.
- Benötigte Qualifikation: zum Beispiel Elektroinstallationen, Arbeiten mit Hubarbeitsbühne, Lehrling dabei oder nicht.
- Material und Werkzeug: Was muss bestellt, abgeholt oder im Fahrzeug sein?
- Abhängigkeiten: Muss der Gipser vorher fertig sein? Braucht es eine Trocknungszeit?
- Fotos und Notizen: Bilder vom Zustand vor Ort, Pläne, besondere Wünsche.
Fehlt einer dieser Punkte, plane den Einsatz als vorläufig. So siehst du auf einen Blick, wo noch etwas zu klären ist.
Leute, Können, Material und Fahrzeit zusammenbringen
Der schwierigste Teil der Planung ist nicht der Auftrag, sondern das Team. Du jonglierst mit Ferien, Krankheit, Berufsschultagen der Lernenden und unterschiedlichem Können.
Verfügbarkeit zuerst
Trage Ferien, Absenzen und Berufsschultage ein, bevor du Einsätze verteilst. Wer am Donnerstag in der Schule ist, steht nicht für einen zweitägigen Einsatz ab Mittwoch zur Verfügung. Klingt banal, ist aber die häufigste Ursache für Umplanung.
Qualifikation statt Bauchgefühl
Hinterlege für jede Person, was sie kann und darf. So planst du nicht nach Gefühl, sondern nach Fakten. Das schützt dich auch, wenn eine Arbeit eine bestimmte Ausbildung verlangt.
Material und Fahrzeit mitdenken
Plane Baustellen, die nah beieinander liegen, für dasselbe Team am selben Tag. Jede unnötige Fahrt quer durch den Kanton kostet produktive Stunden. Und prüfe am Vortag, ob das Material bereit ist.
| Faktor | Worauf du achtest | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Ferien, Absenzen, Schultage | Lernende am Schultag eingeplant |
| Qualifikation | Ausbildung, Erfahrung, Berechtigungen | Falsche Person für Spezialarbeit |
| Material | Bestellt, abgeholt, im Fahrzeug | Fehlendes Material, zweite Fahrt |
| Fahrzeit | Baustellen nach Region bündeln | Zwei Teams kreuzen sich im Verkehr |
| Fahrzeug | Wer fährt mit welchem Bus? | Zwei Teams, ein Fahrzeug |
Grobplanung und Feinplanung trennen
Viele Betriebe planen alles auf einmal und ändern dann täglich. Besser ist ein Plan in zwei Ebenen.
Grobplanung schaust du dir wöchentlich an. Sie zeigt, welche Projekte in den nächsten Wochen anstehen, wie viele Personentage sie brauchen und ob deine Kapazität reicht. Hier entscheidest du, ob du einen neuen Auftrag annehmen kannst und wann du ihn startest.
Feinplanung machst du täglich, idealerweise am frühen Nachmittag für den nächsten Tag. Hier verteilst du konkrete Personen auf konkrete Baustellen, mit Uhrzeit und Material.
Der Vorteil: Wenn sich etwas ändert, passt du nur die Feinplanung an. Die Grobplanung bleibt stabil, und du behältst den Überblick über die Auslastung.
Kurzfristige Einsatzplanung: wenn morgens alles anders ist
Ein Mitarbeiter meldet sich krank. Ein Kunde ruft wegen eines Wasserschadens an. Die Lieferung kommt einen Tag zu spät. Solche Änderungen gehören zum Alltag. Entscheidend ist, dass du einen festen Ablauf hast.
- Meldung an einem Ort: Krankmeldungen und Verzögerungen kommen an eine Stelle, nicht per SMS an drei verschiedene Personen.
- Eine Person entscheidet: Leg fest, wer umplant. In kleinen Betrieben bist das oft du, in grösseren die Büroleitung oder der Bauleiter.
- Prioritäten klären: Notfall vor Fixtermin, Fixtermin vor flexiblem Auftrag. Halte diese Reihenfolge schriftlich fest.
- Puffer nutzen: Plane flexible Arbeiten wie Nacharbeiten oder Werkstattarbeit als Reserve ein. Die kannst du verschieben, ohne dass ein Kunde wartet.
- Team sofort informieren: Alle Betroffenen sehen die Änderung direkt auf dem Handy. Kein Telefonmarathon um 6.30 Uhr.
- Kunden informieren: Wer verschoben wird, erfährt es früh und mit neuem Termin. Das ist guter Kundenservice und spart dir Ärger.
Mit einem digitalen Plan dauert eine Umplanung wenige Minuten. Auf Papier oder am Whiteboard im Büro sieht sie niemand, der schon unterwegs ist.
Arbeitsgesetz: darauf achtest du beim Planen in der Schweiz
Dein Einsatzplan muss das Arbeitsgesetz (ArG) einhalten. Ein paar Eckwerte solltest du kennen.
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Für viele Betriebe, darunter das Handwerk, liegt sie laut SECO-Hinweis zu Arbeits- und Ruhezeiten in der Regel bei 50 Stunden (Art. 9 ArG).
- Tägliche Dauer: Gemäss demselben Hinweis darf die tägliche Arbeitszeit inklusive Pausen 14 Stunden nicht überschreiten, die effektive Arbeitszeit höchstens 12,5 Stunden.
- Wegzeit: Arbeitszeit ist die Zeit, in der sich Mitarbeitende dir zur Verfügung halten. Bei Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts zählt die Wegzeit nur, soweit sie die normale Wegzeit übersteigt.
Was heisst das für deine Planung? Wenn du ein Team auf eine weit entfernte Baustelle schickst, gehört die zusätzliche Fahrzeit in die Rechnung. Ein langer Arbeitstag plus lange Anfahrt kann schnell an die Grenzen kommen.
Dazu kommen in vielen Branchen Gesamtarbeitsverträge (GAV) mit eigenen Regeln zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Spesen. Sie können strenger sein als das Gesetz. Prüfe den GAV deiner Branche bei deinem Berufsverband oder der zuständigen paritätischen Kommission. Bei Fragen zum Arbeitsgesetz ist das SECO oder das kantonale Arbeitsinspektorat die richtige Stelle.
Einsatzplanung digitalisieren in sechs Schritten
Die Umstellung vom Whiteboard auf eine App muss nicht kompliziert sein. So gehst du vor:
- Bedürfnisse aufschreiben: Was nervt heute am meisten? Doppelte Telefonate, fehlende Stundenzettel, unklare Ferien? Schreib die drei grössten Probleme auf.
- Lösung auswählen: Achte auf Bedienung, Sprache, Funktionen und Kosten. Die Lösung muss auch für Mitarbeitende funktionieren, die selten am Computer sitzen.
- Stammdaten vorbereiten: Mitarbeitende, Kunden und laufende Projekte. Hast du sie schon in Excel, sparst du viel Zeit beim Import.
- Team früh einbeziehen: Erklär, warum du umstellst. Der Nutzen für die Leute: weniger Telefon, kein Stundenzettel am Freitagabend, klare Infos am Vorabend.
- Klein starten: Teste die App zuerst mit einem Team oder auf einem Projekt. So findest du die Stolpersteine, bevor alle betroffen sind.
- Fest einführen: Nach der Testphase stellst du den ganzen Betrieb um. Ab dann gilt nur noch der digitale Plan. Zwei parallele Systeme führen zu Chaos.
Wenn du mehr Praxistipps zu Rapporten und Zeiterfassung suchst, findest du sie in unserem Blog zu Rapport und Zeiterfassung.
Was eine digitale Einsatzplanung können sollte
Eine App für die Einsatzplanung lohnt sich vor allem dann, wenn sie nicht nur plant, sondern den ganzen Ablauf vom Auftrag bis zur Rechnung verbindet. Sonst tippst du dieselben Daten mehrmals ab.
| Funktion | Warum sie im Handwerk zählt |
|---|---|
| Mobile Nutzung | Das Team sieht den Plan auf der Baustelle, nicht nur im Büro |
| Zeiterfassung | Stunden direkt beim Einsatz erfassen, kein Zettel am Wochenende |
| Tagesrapporte per Sprache | Rapport diktieren statt tippen, auch mit schmutzigen Händen |
| Ferien und Absenzen | Verfügbarkeit ist beim Planen immer sichtbar |
| Team-Chat mit Übersetzung | Klare Infos auch in mehrsprachigen Teams |
| Rollenbasierte Zugänge | Chef, Vorarbeiter, Mitarbeitende und Kunden sehen, was sie brauchen |
| Baustellenfotos und Bautagebuch | Dokumentation direkt beim Auftrag |
| Lohnexport | Erfasste Stunden gehen ohne Abtippen in die Lohnabrechnung |
| Offerte und Swiss QR-Rechnung | Vom Einsatz zur Rechnung ohne Medienbruch |
| Import aus Excel oder CSV | Bestehende Daten schnell übernehmen |
Wie man digitale Lösungen systematisch nach Funktionen vergleicht, zeigt auch dieser Vergleich von Werkstatt-Software: Die Kriterien Auftragsverwaltung, Mitarbeiterzuweisung, Planung und Rechnung sind im Handwerk dieselben. Nimm dir so eine Tabelle als Vorlage und gewichte die Punkte nach deinen drei grössten Problemen aus Schritt 1.
Worauf du bei der Bedienung achtest
Die beste Funktion nützt nichts, wenn dein Team sie nicht braucht. Achte darauf, dass ein Einsatz in wenigen Klicks erfasst ist und die Mitarbeitenden ohne lange Schulung zurechtkommen. Mehrsprachigkeit ist in vielen Schweizer Teams kein Extra, sondern Pflicht.
Datenschutz nicht vergessen
In der Einsatzplanung verarbeitest du Personendaten: Namen, Arbeitszeiten, Absenzen, Kundenadressen. Achte auf eine sichere Cloud und klare Zugriffsrechte. Nicht jeder muss alles sehen.
Unsere Sicht
Wir sehen in vielen Betrieben dasselbe Bild: Der Chef plant abends am Küchentisch, das Team erfährt die Änderungen per WhatsApp, und die Stundenzettel kommen am Monatsende zerknittert ins Büro.
Das Problem ist selten die Planung selbst. Das Problem sind die vielen Stellen, an denen Informationen verloren gehen. Deshalb haben wir HandymanPlan so gebaut, dass Einsatzplanung, Zeiterfassung, Tagesrapporte, Absenzen und Rechnung in einer App zusammenlaufen.
Für uns zählt vor allem eines: Die App muss auf der Baustelle funktionieren. Wer einen Rapport diktieren kann, schreibt ihn auch. Wer den Plan auf dem Handy sieht, ruft nicht im Büro an. Nach unserer Erfahrung sparen Betriebe so rund 110 Stunden Büroarbeit pro Jahr. Zeit, die zurück ins Handwerk fliesst.
chph
HandymanPlan: Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rapport in einer App
Mit HandymanPlan planst du Einsätze digital, dein Team erfasst Zeiten direkt vor Ort und diktiert Tagesrapporte per Sprache. Ferien, Absenzen und Überstunden berechnet die App automatisch. Kundenverwaltung, Lohnexport und Rechnungen mit Swiss QR-Code sind ebenfalls dabei.
Die Preise gelten pro Betrieb und Monat, unabhängig von der Anzahl Mitarbeitenden:
- Standard: CHF 128.– pro Monat
- Premium: CHF 168.– pro Monat
- Enterprise: CHF 228.– pro Monat
Auf Wunsch gibt es ein Komplett-Onboarding mit Datenimport und Schulung. Alle Details findest du auf der Übersicht zu Funktionen und Preisen.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich eine digitale Einsatzplanung?
Schon ab zwei, drei Personen auf verschiedenen Baustellen. Sobald nicht mehr alle morgens im selben Bus sitzen, sparst du mit einem gemeinsamen Plan Telefonate und Missverständnisse. Bei HandymanPlan zahlst du pro Betrieb, nicht pro Kopf.
Wie lange dauert die Umstellung auf eine Planungs-App?
Das hängt von deinen Daten ab. Hast du Mitarbeitende und Kunden schon in Excel, ist der Import schnell gemacht. Starte mit einem Team, und stelle nach der Testphase den ganzen Betrieb um.
Zählt die Fahrzeit zur Baustelle als Arbeitszeit?
Laut SECO zählt bei Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts die Wegzeit, soweit sie die normale Wegzeit übersteigt. Dein GAV kann zusätzliche Regeln enthalten. Im Zweifel fragst du beim SECO, beim kantonalen Arbeitsinspektorat oder bei deinem Branchenverband nach.
Was mache ich, wenn morgens jemand krank ausfällt?
Meldung an eine Stelle, eine Person entscheidet, und die Änderung ist sofort auf den Handys des Teams sichtbar. Halte flexible Arbeiten als Puffer bereit und informiere betroffene Kunden früh mit einem neuen Termin.
Können auch Lernende und Teilzeitkräfte in der App geplant werden?
Ja. Trage Berufsschultage und Teilzeitpensen als Abwesenheit ein, dann siehst du beim Planen sofort, wer wann verfügbar ist. So vermeidest du Doppelbuchungen.
Quellen
Hol dir deine Zeit zurück
Plane deine Einsätze ab morgen digital. Teste HandymanPlan 10 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.